Individuelles Dokumentenmanagementsystem erstellen lassen
Structr ist Ihr professioneller Partner, wenn Sie ein individuelles Dokumentenmanagementsystem (DMS) zur sicheren Speicherung, Bearbeitung und Verwaltung von Dokumenten erstellen lassen möchten. Wir entwickeln seit mehr als 15 Jahren maßgeschneiderte Dokumentenmanagementsysteme und andere Enterprise-Full-Stack-Software mit Graphdatenbank-Technologie.
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Dokumentenmanagementsysteme von Structr sind All-in-One-Softwarelösungen, die eine Neo4j-Graphdatenbank mit einem Low-Code-UI-Builder kombinieren. Gern beraten wir Sie zur Entwicklung Ihres individuellen DMS. Rufen Sie uns jederzeit unter +49 800 / 78 78 287 an oder nutzen Sie unser Kontaktformular, um einen Termin zu vereinbaren.
Ein Dokumentenmanagementsystem unterliegt häufig hochkomplexen Abhängigkeiten zwischen verschiedenen Akteuren, Rollen, Berechtigungen und Projekten. Structr bietet Ihnen eine hochskalierbare Entwicklungsplattform, die Frontend, Graphdatenbank-Technologie, automatisierte APIs und Backend-Logik in einem Software-Stack miteinander verbindet.
Die Hauptvorteile eines Structr-DMS sind die tiefe Vernetzung durch die Graphdatenbank-Technologie, intelligente Such- und Filterfunktionen sowie sichere Lifecycle-Workflows. Die technische Flexibilität von Structr ermöglicht viele verschiedene Funktionen, darunter eine intelligente Metadaten- und Volltextsuche, eine granulare Rechteverwaltung und eine dynamische Datenspeicherung.
Auf dieser Seite beschreiben wir die Vorteile, Einsatzgebiete und Funktionen von individuellen Dokumentenmanagementsystemen von Structr.
Warum ein individuelles Dokumentenmanagementsystem von Structr?
Ein individuelles Dokumentenmanagementsystem (DMS) von Structr bietet eine innovative Open-Source-Softwarelösung mit flexibler Neo4j-Graphdatenbank-Technologie für beste technische Performance.
Structr ist eine Open-Source-Plattform, die für Ihr Dokumentenmanagementsystem volle Unabhängigkeit ohne Vendor-Lock-in sicherstellt. Mit dem Open-Source-Ansatz von Structr behalten Sie die Kontrolle über Ihre Software-Infrastruktur und Ihre Daten.
Mit Structr entwickelte Dokumentenmanagementsysteme sind maßgeschneidert und an Ihre Geschäftsprozesse und Workflows angepasst. Standardsoftware erfordert häufig die Anpassung von Geschäftsabläufen an die Software. Mit Structr ist es möglich, Systeme zu programmieren, die exakt auf Ihre Geschäftsabläufe zugeschnitten sind und Prozesse sauber und übersichtlich abbilden.
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Wir entwickeln keine digitalen Aktenschränke, sondern intelligente Informationssysteme. Dank der Kombination mit Neo4j-Graphdatenbanken schaffen wir Lösungen, die Dokumente mit strukturierten Daten (zum Beispiel Kunden, Projekte, Ressourcen) logisch miteinander verknüpfen.
Ein individuelles Dokumentenmanagementsystem von Structr bietet Zukunftssicherheit durch Community-Expertise. Die Structr-Plattform und die Neo4j-Graphdatenbank werden nicht nur von uns, sondern auch von einer weltweiten Entwickler-Community vorangetrieben. Unsere Plattform ermöglicht vielfältige Funktionen und Einsatzgebiete, die wir im Folgenden näher beschreiben.
Dokumentenmanagementsystem-Funktionen
Das Structr-Dokumentenmanagementsystem (DMS) bietet flexible Funktionen, darunter die intelligente Metadaten- und Volltextsuche, eine dynamische Dokumentenspeicherung und -klassifizierung sowie eine mögliche revisionssichere DSGVO-konforme Archivierung.
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Intelligente Metadaten- und Volltextsuche
Mit Structr entwickelte Dokumentenmanagementsysteme gewährleisten eine intelligente Metadaten- und Volltextsuche. Durch die Verknüpfung von Dateiinhalten mit dynamischen Metadaten liefert die Suchfunktion durch die Neo4j-Graphdatenbank auch bei sehr hohen Datenmengen sofort präzise und kontextbezogene Ergebnisse.
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Automatisierte Lifecycle-Workflows
Ein Structr-DMS ermöglicht automatisierte Lifecycle-Workflows. Es bildet Ihre individuellen Freigabeprozesse und Prüfschleifen genau nach Ihren Vorgaben ab. Der gesamte Dokumentenlebenszyklus wird vom ersten Entwurf bis zur finalen Freigabe und Archivierung effizient und fehlerfrei gesteuert.
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Granulare Rechteverwaltung für Ihr Dokumentenmanagementsystem
Structr-Dokumentenmanagementsysteme erlauben eine granulare Rechteverwaltung mit festgelegten Rollen für jede Hierarchieebene in Ihrem Unternehmen. Zugriffs-, Lese- und Bearbeitungsrechte lassen sich bis auf die Ebene einzelner Dokumente, spezifischer Metadaten oder Knotenpunkte sicher definieren.
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Dynamische Dokumentenspeicherung und -klassifizierung
Structr-Dokumentensysteme sorgen für eine dynamische Dokumentenspeicherung und -klassifizierung. Mit Structr lassen sich Dokumente flexibel mit Projekten, Kunden, Abteilungen oder spezifischen Aufgaben verknüpfen. Die mehrdimensionalen Relationen machen das Datenmodell extrem anpassungsfähig an sich wandelnde Geschäftsanforderungen.
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Revisionssichere DSGVO-konforme Archivierung
Mit einem Structr-DMS wird eine revisionssichere DSGVO-konforme Archivierung durch die Automatisierung von Workflows unterstützt. Sobald ein Dokument den Status „archiviert“ erreicht, wird es systemseitig eingefroren. Durch strikte, rollenbasierte Rechteverwaltung und technische Sperren innerhalb der Datenbank wird sichergestellt, dass das Dokument im Nachhinein nicht bearbeitet oder vorzeitig gelöscht wird.
DMS-Einsatzgebiete
Unser Structr-DMS lässt sich in verschiedenen Einsatzgebieten nutzen, darunter in der Finanzbuchhaltung, im Personalwesen, im Vertragswesen und im Projektmanagement.
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Finanzbuchhaltung
Structr-Dokumentenmanagementsysteme eignen sich ideal für die Finanzbuchhaltung Ihres Unternehmens. In der Finanzbuchhaltung beschleunigt das DMS die alltäglichen Prozesse durch automatisierte Prüf- und Freigabeworkflows. Eingehende Rechnungen und Belege werden digital erfasst, intelligent mit den entsprechenden Kostenstellen und Lieferanten verknüpft und revisionssicher und DSGVO-konform archiviert.
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Personalwesen
Ein DMS von Structr ist hervorragend für das Personalwesen geeignet. Mit granularen und rollenbasierten Berechtigungskonzepten stellt das DMS sicher, dass Arbeitsverträge, Krankmeldungen und Gehaltsabrechnungen DSGVO-konform verwaltet werden. Intelligente Workflows unterstützen das Bewerbermanagement und überwachen wichtige Fristen wie das Ende von Probezeiten oder Befristungen.
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Vertragsmanagement
Das Structr-Dokumentenmanagementsystem lässt sich perfekt für das Vertragsmanagement einsetzen. Das DMS ist ein zentrales und intelligentes Vertragsregister. Es überwacht Laufzeiten proaktiv, erinnert automatisiert an anstehende Verlängerungen und macht durch die lückenlose Versionierung jede Anpassung an einen Vertragstext transparent nachvollziehbar.
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Projektmanagement
Mit Structr entwickelte Dokumentenmanagementsysteme sind durch ihre Flexibilität als Projektmanagement-Tool geeignet. Bei komplexen Projekten arbeiten oft interne Teams und externe Partner an denselben Dateien. Das Structr-DMS bietet eine „Single Source of Truth“ für Projektpläne, Statusberichte und Protokolle. Alle Dokumente werden mit dem jeweiligen Projektknoten verknüpft, wodurch Duplikate vermieden werden und alle Beteiligten auf dem aktuellsten Stand arbeiten.
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Qualitätsmanagement (QM)
Structr-Dokumentenmanagementsysteme eignen sich ideal für das Qualitätsmanagement in kleinen und mittelgroßen Unternehmen (KMU) und in großen, internationalen Konzernen. Die Erstellung, Lenkung und Archivierung von Qualitätsmanagement-Dokumenten (zum Beispiel nach ISO-Standards) unterliegt komplexen Anforderungen. Das DMS sorgt für eine automatisierte Steuerung der Freigabeprozesse für Arbeitsanweisungen und Handbücher. Es stellt sicher, dass für die Mitarbeiter immer nur die aktuell gültige Version abrufbar ist. Ältere Dokumentenversionen werden für das nächste Audit im Hintergrund sicher archiviert.
Bewertungen unserer individuellen Dokumentenmanagementsysteme
Im Folgenden finden Sie Bewertungen unserer individuellen Dokumentenmanagementsysteme, die wir bereits entwickelt haben.
Ein Definitionsdokument und vier Monate Entwicklungszeit. Das sagt viel über Structr aus: das Werkzeug, die Methodik, das Unternehmen und die Mitarbeiter. Wir haben die richtige Wahl getroffen.
Wenn wir dieses System selbst gebaut hätten, hätten wir wahrscheinlich zwei Jahre gebraucht. Structr hat das System nach unseren Vorstellungen in vier Wochen umgesetzt!
Structr ist für uns ein strategischer Partner, der in der Lage ist, auch schwierige Anforderungen schnell und effizient umzusetzen. Unser Softwaresystem wird mit jedem Monat immer leistungsfähiger.
Dokumentenmanagementsystem-Case-Studies
Im Folgenden stellen wir Ihnen eine Auswahl an Dokumentenmanagementsystem-Case-Studies von Structr vor.
Semantisches Produktmanagement für komplexe Datenstrukturen
Flexible Systeme entstehen nicht aus starren Strukturen: Schleich setzt mit dem graphbasierten PDM-System von Structr auf eine Plattform, die individuelle Oberflächen, dedizierte Mini-Apps und Schnittstellen zu SAP in Tagen statt Monaten hervorbringt.
Zur Case Study
Neues Kundenportal mit 360°-Informationen für globalen Netzwerkdienstleister
Moderne Kundenportale beruhen auf mehr als nur einem neuen Frontend – sie entstehen aus der klaren Trennung von Datenquellen, Logik und Visualisierung, getragen von Graphtechnologie, fertigen Komponenten und automatisierten Tests.
Zur Case StudyVorteile eines individuellen Dokumentenmanagementsystems von Structr
Die Vorteile eines individuellen Dokumentenmanagementsystems von Structr sind die tiefe Vernetzung durch die Graphdatenbank, ein leistungsstarker All-in-one-Ansatz, die Verwaltung über eine zentrale Metadaten-Datenbank, intelligente Such- und Filterfunktionen, sichere Lifecycle-Workflows und der Zugriff über Standardprotokolle.
In der folgenden Liste beschreiben wir alle Vorteile eines individuellen Dokumentenmanagementsystems von Structr im Detail.
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Tiefe Vernetzung für datenintensive Dokumentenmanagementsysteme (DMS)
Structr-Dokumentenmanagementsysteme zeichnen sich durch eine tiefe Vernetzung für datenintensive Anwendungen aus. Herkömmliche ordnerbasierte Ablagesysteme stoßen bei komplexen Informationsstrukturen schnell an ihre Grenzen. Die Graphdatenbank-Technologie mit Neo4j bei Structr ermöglicht es, Dokumente in hochkomplexen, mehrdimensionalen Beziehungen zu Kunden, Projekten, Mitarbeitern und Aufgaben zu verknüpfen. Die Neo4j-Graphdatenbank trägt zu einer überragenden Performance und einer logischen Datenvernetzung bei, die selbst extrem datenintensive Anwendungen mühelos bewältigt.
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Leistungsstarke All-in-one-Lösung
Structr bietet eine leistungsstarke All-in-one-Lösung zur Erstellung individueller Dokumentenmanagementsysteme (DMS). Structr vereint Datenbank, Backend, API-Management und Benutzeroberfläche (UI) in einer einzigen Open-Source-Plattform. Diese Architektur reduziert Schnittstellenprobleme und Entwicklungszeit massiv. Sie erhalten keine starre Out-of-the-box-Software, sondern ein flexibles Dokumentenmanagementsystem, das exakt auf Ihre Anforderungen zugeschnitten ist.
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Zentrale Metadaten-Datenbank
Die dem Structr-DMS zugehörigen Metadaten werden zentral in der Datenbank verwaltet und ermöglichen so eine schnelle Suche und eine gezielte Filterung. Jedes Dokument wird mit entsprechenden Attributen angereichert, zum Beispiel Bearbeitungsstatus, Rechnungsbetrag, Projektzugehörigkeit. Durch die zentrale Metadaten-Datenbank werden Redundanzen eliminiert und die Datenqualität im gesamten Unternehmen gesichert.
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Intelligente Such- und Filterfunktionen
Ein Dokumentenmanagementsystem von Structr verfügt über intelligente Such- und Filterfunktionen. Lange Suchen kosten wertvolle Arbeitszeit. Dank der Kombination aus Graph-Technologie und strukturierten Metadaten bietet unser DMS schnelle und kontextbezogene Suchergebnisse. Wir realisieren mehr als eine einfache Volltextsuche. Mitarbeiter werden in die Lage versetzt, Dokumente über dynamische, mehrschichtige Filter sofort zu lokalisieren.
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Sichere Lifecycle-Workflows
Mit Structr professionell entwickelte Dokumentenmanagementsysteme ermöglichen sichere Lifecycle-Workflows und begleiten eine Datei von der Erstellung bis zur Archivierung. Mithilfe von Structr lassen sich unternehmensspezifische Abläufe exakt digital abbilden. Wir integrieren automatisierte und sichere Workflows für Dokumentenprüfungen, Freigabeprozesse, lückenlose Versionierungen und revisionssichere Archivierung. So gewährleisten Sie die Einhaltung von Compliance-Vorgaben und steigern die Effizienz abteilungsübergreifender Zusammenarbeit.
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Zugriff über Standardprotokolle
Structr bietet für Ihr DMS maximale Kompatibilität durch Unterstützung etablierter Standardprotokolle wie FTP, SCP/SFTP und HTTP. Dadurch greifen Sie direkt über Ihr Dateisystem auf die Dokumente zu. Das System lässt sich nahtlos in die bestehende IT-Landschaft integrieren. Für Ihre Mitarbeiter ist es weiterhin möglich, in ihren lokalen Datei-Explorern Dokumente zu bearbeiten, während das Structr-DMS im Hintergrund die Versionierung und Speicherung übernimmt.
Ablauf der Dokumentenmanagementsystem-Entwicklung
Der Ablauf der Dokumentenmanagementsystem-Entwicklung bei Structr ist in 4 Schritte gegliedert, die aus einem Beratungsgespräch, der Prototypentwicklung, einem Workshop und Hosting mit laufendem Support bestehen.
Der genaue Ablauf der Dokumentenmanagementsystem-Entwicklung wird in der folgenden Liste beschrieben.
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Detailliertes Beratungsgespräch zur Entwicklung Ihres individuellen Dokumentenmanagementsystems
Im ersten Schritt erfolgt ein detailliertes Beratungsgespräch zur Entwicklung Ihres individuellen Dokumentenmanagementsystems. Wir analysieren, wie Dokumente in Ihrem Unternehmen aktuell entstehen, bearbeitet, freigegeben und archiviert werden. Danach klären wir, welche Kernfunktionen (zum Beispiel Volltextsuche, automatische Workflows und Versionierung) notwendig sind und wie das Rechte- und Rollensystem auszubilden ist. Dazu besprechen wir Schnittstellen zu bestehenden ERP- und CRM-Systemen.
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2
Dokumentenmanagementsystem-Prototypentwicklung
Im nächsten Schritt entwickeln wir innerhalb kürzester Zeit einen Prototypen für Ihr Dokumentenmanagementsystem. Der Prototyp umfasst die zukünftige Ablagestruktur, die Benutzeroberfläche (UI) und die zugrundeliegende DMS-Logik. Dabei werden grundlegende Funktionen wie der Dokumentenupload und erste Suchvorgänge veranschaulicht. Wir prüfen gemeinsam, ob die digitalen Workflows Ihre realen Freigabeprozesse optimal abbilden, und identifizieren eventuelle Optimierungspotenziale für bestmögliche Nutzerfreundlichkeit.
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3
Workshop zu Ihrem Dokumentenmanagementsystem
Nach der DMS-Prototypentwicklung führen wir einen gemeinsamen, interaktiven Workshop durch. Hier haben Sie die Möglichkeit, das System anhand beispielhafter Dokumente live zu testen. Wir erklären Ihnen sämtliche Funktionen und erläutern, wie Sie Structr bedienen und optimal nutzen.
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4
Hosting und laufender Support
Wir bieten Ihnen sicheres Hosting und laufenden Support. Dokumente bilden die Grundlage für Ihre Arbeitsabläufe im Unternehmen. Sicherheit und Verfügbarkeit Ihres Dokumentenmanagementsystems haben daher höchste Priorität. Wir übernehmen das sichere DSGVO- und GoBD-konforme Hosting Ihres neuen Dokumentenmanagementsystems inklusive regelmäßiger Backups und Skalierbarkeit für wachsende Datenmengen. Zusätzlich zum Hosting gewährleisten wir laufenden Support inklusive Wartung und stehen Ihnen als verlässlicher technischer Partner dauerhaft zur Seite.
Was kostet ein individuelles Dokumentenmanagementsystem?
Die Kosten für ein individuelles Dokumentenmanagementsystem hängen von der Komplexität des Projekts ab.
Für die Prototypentwicklung eines individuellen Dokumentenmanagementsystems bieten wir in der Regel einen Festpreis zwischen 5.000 und 15.000 Euro an.
Kontakt für die Dokumentenmanagementsystem-Entwicklung
Kontaktieren Sie uns gern jederzeit unter der Rufnummer +49 800 / 78 78 287, schreiben Sie uns eine Mail oder nutzen Sie unser Kontaktformular.
Lukas Reich
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